皆さんの会社では、新年会や忘年会、特別な社内イベントはありますか？
イベントでは、社員同士の交流の場が生まれたり、結束力が深まったりしますね。

社員イベントを成功させるためには、計画や準備が欠かせません。
イベント前は、計画から始まり、参加者への詳細の連絡や出欠確認。
イベント中は引率や点呼、進行が必要な場面もあるかもしれません。

そこで登場するのが、マニュアル制作会社が手がけるイベントのしおりです。

イベントを成功に導くパートナー：しおりの大切な役割

しおりは重要なページや参照したい情報をピックアップして、用途にあった内容にカスタマイズすることができます。
イベントの詳細、当日の流れ、訪れる場所の紹介など……

現地の見どころやおすすめのレストラン、地元の文化や伝統、交通手段など、参加者が知っておくべき情報が詰まっています。
よく本屋で目にするのは、観光や施設の案内が書いてあるガイドブックです。

ガイドブックの中から必要な情報をピックアップして、しおりを作成してみましょう。

みんなが喜ぶ！イベントしおりに盛り込みたい情報

しおりを作成する時に記載しておくといいポイントがいくつかあります。

・日時
・詳細
・持ち物
・観光地情報
・緊急時の連絡先

その他、外部レクリエーションでしたら、

・休憩ポイント
・トイレ
・駐車場
・コンビニ

これらの内容を盛り込むといいですね！

紙？それともデジタル？あなたに合うしおりの選び方

イベントのしおりは紙でしょうか？
紙だと手元にある安心感やワクワク感がありますね。
弊社は128年、印刷を行っており、紙が大好きです。

しかし……
印刷物は一度印刷をかけると、訂正や追加が簡単にはできないデメリットもあります。
数か所の修正のため、会社のコピー機で刷り直したこともあるのではないでしょうか。

弊社がおすすめするのは、しおりのWeb化です！
作成者の方は、訂正や追加などの更新がしやすく、URL共有でアナウンスしやすくなります。
見る方は、スマートフォンやタブレットでしおりを確認できたら便利だと感じませんか？！

Web化とういうと、少し大げさに聞こえてしまうかもしれませんが、
最近では、スマートフォンの専用アプリやofficeツールで簡単にWeb版しおりを作成できます。

旅行のしおりをスマートフォンやタブレットで見れるようにすることで、しおりを旅先でなくすことも、雨で滲んだり、しわしわになることもありません。
奈良公園で鹿に食べられる心配もありませんね！

弊社はマニュアル制作会社かつ、マニュアルのWeb化をサポートしている会社です。
マニュアル作成ツール「はたらきかたエディター」を使った、しおり作成の一例をご紹介します。

GoogleやMicrosoftのフォームを埋め込みしたり、動画を表示させることが可能です。
フォームでチェックリストを作成し、持ち物の準備状況／当日の点呼ポイントを管理することも有効的です。
YouTubeの動画を入れて、道案内や入場券の買い方なども入れておくと、安心ですね。

便利でカンタン！はたらきかたエディターってどんなもの？

「はたらきかたエディター」は、かんたん操作でマニュアル作成ができるツールを月額課金でご利用いただけるサブスクリプションサービスです。
使いやすさにこだわった操作パネルで、どなたでも、かんたんに使うことができます。

やってみよう！はたらきかたエディターでしおり作り

マニュアル作成ツールは、マニュアルを作るだけと思われがちですが、他にも活用方法があります。
弊社のマニュアル作成ツール「はたらきかたエディター」を使って、しおりを作成してみました。

どんな目的で開催されるのか・何が行われるのかが記載されていると、安心ですよね。
出欠確認を行う連絡の際も開催概要を記載しておくことで、参加率がアップするかもしれません。

イメージ図を展開すると……

歩いた後は、冷たいビールが飲めそうなことが伝わってきますね。

こちらは実際弊社で開催されたイベント当日のスケジュールです。
タイムスケジュールがあることで、当日の流れを想像しやすくなります。

事前に幹事数名がウォーキングルートを現地視察をしました。
その際に撮影した写真をGIFアニメーションにしてみるとより雰囲気が伝わりますよね。「はたらきかたエディター」は動画を埋め込むことも可能なので、視察をしない場合は、外部動画サイトに上がっている動画を埋め込んでみるのもいいですね。

しおりは作成者ではなく、参加者である社員が見るものです。
作成のポイントとして、初めて見た方でも内容がわかるようなしおり作成を意識してみましょう。

こちらは、ウォーキングルートを通過ポイントごとにまとめたものを、スマートフォンで表示した時のイメージ画像です。
イベント当日、手元にあるスマートフォンやタブレットなどで簡単にしおりを確認できます。
各手順の横にある「＋」ボタンをタップすると、写真を見ることができるようになっています。
このように「はたらきかたエディター」では、文章や写真、動画などを組み合わせて直感的に作成・閲覧することができます。

こんなに便利！はたらきかたエディターの嬉しいポイント

こんなことに悩んでいませんか？

・紙へのレイアウトを考える
・訂正や追記の度に刷り直す
・イベント毎に新規作成する

「はたらきかたエディター」では、訂正や更新がすぐにできることに加え、以前のデータを流用して作成することが可能です。
テンプレート化することで作成工数を削減でき、次の幹事への引継ぎも簡単になります。

Web化で公開するには公開サーバーが必要になりますが、「はたらきかたエディター」は
公開サーバーもセットなので、作成したしおりをすぐに公開し、パソコン・スマートフォン・タブレットなどから手軽に閲覧できます。

イベントをもっと楽しく！Webしおりで新しい体験を

Webで見れるしおりはいかがでしょうか。
幹事の負担を軽減し、参加者の方も安心して参加できるイベントにしたいですね。

Webしおりを作成してみたい、業務改善に課題を感じている、マニュアル作成に興味があるなど…
お気軽にお問い合わせください。

弊社紹介

1906年に創業し、印刷や取扱説明書を行ってきました。
取扱説明書では、読み手に正しく伝わる文章を書く必要があります。
ライティングのノウハウを元に、マニュアル制作に事業を拡大し、多くの企業やお客様の業務改善サポートを行っております。